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Wissensmanagement für Unternehmen

So bringen Sie Ihr Firmenwissen in Ordnung.

Wir haben für Sie die wichtigsten Anforderungen an ein modernes Wissensmanagement zusammengefasst. Auf diese Dinge muss man achten, um das im Unternehmen vorhandene Wissenskapital effektiv zu nutzen.

Das im Unternehmen vorhandene Wissenskapital wird immer mehr zum entscheidenden Produktionsfaktor. Einen Beitrag dazu können Informationssysteme leisten, indem sie Mitarbeiter kommunikativ vernetzen und Informationen bereitstellen und bewahren.

Damit Ihr Firmenwissen rund um die Uhr für alle Mitarbeitern verfügbar ist, können Sie ihr eigenes, geschütztes „Wikipedia“ aufbauen. Manuals, Anleitungen, Hilfestellungen QM Dokumente, Vorschriften, Formulare Best Praxis Beispiele, Leitfäden, ...

Wissen ist wissen, Nichtwissen ist nicht wissen. Das ist Wissen.
Konfuzius (551 - 479 v. Chr.)

Artware implementiert seit mehr als zehn Jahren Intranets, Firmen-Wikis bzw. Enterprise Wikis. Neben vielen individuell programmierten Lösungen haben wir aus diesen Erfahrungen heraus auch eine standardisierte Softwarelösung entwickelt, die seit Jahren bei namhaften Unternehmen im Einsatz ist und kontinuierlich weiterentwickelt wird: KENCUBE Enterprise Wiki + Social Intranet (Details zur aktuellen Version 4 finden Sie unter www.kencube.com).

Ebenfalls aus diesen Erfahrungen haben wir die wichtigsten Anforderungen für ein Wissensmanagement hier in Form einer Checklist zusammengefasst:

1. Einfach zu bedienen

Es versteht sich von selbst, dass ein modernes Wissensmanagement einfach zu bedienen sein muss. Die schnelle Ablage von Informationen ist ein Schlüsselfaktor für den Erfolg eines Intranet-Projektes. Wenn es mühsam und anstrengend wird, Wissen bereitzustellen, dann werden die Mitarbeiter das System nicht oder nur selten nutzen.

2. Überall und jederzeit verfügbar

Die Verfügbarkeit über das firmeneigene Netzwerk hinaus (externer Zugriff) bedingt erhöhte Absicherungsmechanismen (z.B.: 2-Faktor-Authentifizierung, File-Protection, etc.). Denn Firmenwissen ist ein Schatz, der auch für andere sehr interessant sein kann. Im Einzelfall muss man auch abwägen, ob die Vorteile des externen Zugriffs das Sicherheitsrisiko überwiegen. Falls das Risiko zu hoch einschätzt wird, wird man das Wissensmanagement im firmeneigenen Netztwerk betrieben.

3. Kernfunktionalität Suche und Filter

Das schnelle Finden von Informationen ist sicher das wesentlichste Feature auf unserer Checkliste. Unterstützt wird die Suche häufig durch zusätzliche Filter-Möglichkeiten. z.B.: Einschränkung auf einen bestimmten Zeitraum oder einen bestimmten Autor, etc.

4. Rechte, Rollen und Strukturen

Zum Unterschied vom allgemein zugänglichen Wikipedia muss ein Firmen-Wiki auch über ein Berechtigungssystem verfügen. In Unternehmen sind getrennte Wissensräume auch im realen Leben ganz normal. Was die Geschäftsleitung bespricht, ist nicht unbedingt für alle Mitarbeiter gleichermaßen bestimmt. Daher muss ein Wissensmanagement für Unternehmen auch diese Möglichkeiten bieten. Strukturen findet man dann oft in Wissensräumen in Form von Workspaces oder Ordnern, geschützt für bestimmte Mitarbeiter oder ganze Gruppen, je nach Benutzerfreundlichkeit des Systems. Auch die Freigabemöglichkeit durch sogenannte "Chef-Redakteure" ist ein interessantes Feature für Firmen, deren Wissen nur "geprüft" freigeschaltet werden darf.

5. Versionsmanagement

In einem Wissensmanagement für Unternehmen ist es wichtig, dass möglichst viele Mitarbeiter zum Gesamtwissen beitragen. Daher ist es auch notwendig, dass ein Beitrag von jedem Mitarbeiter im Unternehmen vervollständigt bzw. überarbeitet werden kann. Damit jedoch keine Änderung verloren geht und es nachvollziehbar bleibt, wer welche Änderungen von wem überschrieben hat, ist eine automatische Versionierung der Beiträge sinnvoll. Dabei werden ohne manuelles Zutun alle historischen Versionen der Beiträge gespeichert und bei Bedarf können diese auch wieder hergestellt werden.

6. Optionale Lesebestätigungen

Oft sind Informationen so wichtig, dass sie aktiv an andere herangetragen werden müssen. Damit auch sichergestellt wird, dass die Empfänger dies auch gelesen haben, gibt es bei einem professionellen Wissensmanagement für Unternehmen die Möglichkeit Lesebestätigungen einzufordern. Diese Option gibt es zwar auch bei manchen E-Mail-Programmen, jedoch ist dort die Nutzung nur bei einzelnen Addressaten handhabbar. Will man eine Lesebestätigung von einer ganzen Gruppe von Personen einfordern, was in der Praxis recht häufig vorkommen kann, dann sollte man bei der Auswahl der richtigen Software auf diese Funktionalität besonders achten.

7. Benachrichtigungen per E-Mail

Die meisten Systeme stellen auch Benachrichtigungsmöglichkeiten auch außerhalb des Wissensmanagements (E-Mail) zur Verfügung. z.B.: werden sie automatisch informiert, wenn jemand ein Kommentar zu ihrem Beitrag geschrieben hat.

8. Datenaufbau/Datenstruktur

Die Art und Weise der Datenablage in einem Wissensmanagement für Unternehmen kann unterschiedlich erfolgen.Entweder wird ein einzelnes Wissensobjekt strukturiert gespeichert, d.h. man legt vorab fest, welche Felder benötigt werden und das System weiß dann auch die Bedeutung jeder Information. Der Nachteil: Änderungen sind sehr kompliziert und man muss vorher sehr genau wissen, was man will. Daher haben sich immer mehr Systeme durchgesetzt, die Informationen im Volltext anbieten.

Nutzen Sie unsere Erfahrung aus über zehn Jahren Wissensmanagement: Falls Sie an einer Präsentation unserer Standardsoftware interessiert sind oder einfach nur ein unverbindliches Beratungsgespräch wollen - wir stehen ihnen gerne zur Verfügung.

 

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DAS KÖNNEN WIR FÜR SIE TUN:

  • Konzeption, Beratung und Workshops
  • Programmierung und Design
  • Hosting und laufende Betreuung
  • Individuelle Lösung oder Standardsoftware KENCUBE

Ihr Ansprechpartner für Wissensmanagement im Unternehmen bei Artware:

Andreas Buchwald
ab@artware.at
+431 5127688-520

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